Модель финансового учета для личных целей. Личные финансы, ведение личного бюджета. (2010-05-04)

Давайте попробуем ответить на вопрос: для чего стоит вести учет личных финансов? Возможны следующие варианты:

• Ответить на извечный вопрос: а куда делись деньги?

• Планировать расходы и доходы.

• Развить память.

• Развить способность осознанно тратить деньги.

• Отслеживать информацию о том, кто должен нам, и кому должны мы.

• Оптимизировать расходы. В процессе ведения учета становится наглядно видно, на что тратятся деньги. Увидеть, где можно сократить или перераспределить без ущерба для качества жизни.
 

• Проследить динамику изменения расходов и доходов. При ведении учета больше, чем один период, можно проследить, как меняется структура доходов и расходов. Иногда становятся видны очень интересные результаты, особенно если изучать длительный промежуток времени.

• В процессе учета становится наглядно видно, живем ли мы в долг или наше материальное благосостояние растет.

Самое главное – это видеть цель и ценность учета. Не надо делать больше того, что вам требуется. Если перечисленные выше следствия ценности для вас не представляют, то вести учет не имеет смысла, надолго вас не хватит.

В данной статье приводится описание простой модели учета, реализованной в программе MS Excel. Я не использовал специализированную программу по двум причинам. Во-первых, файл с данными в Excel можно хранить на флешке и открывать практически на любом компьютере, в то время как используя специализированную программу, возможность занести или посмотреть информацию будет только там, где установлена эта более редкая программа. Во-вторых, гибкость модели. Изначально она делается «под себя» в максимально простом варианте, и в дальнейшем без особого труда можно добавить дополнительные функции, например, учет по проектам.

Учет строится на основе записи финансовых операций с использованием списка счетов учета или плана счетов. Счета учета детализируются в соответствии с вашими потребностями. Анализ информации осуществляется с использованием сводных отчетов MS Excel. Далее на примерах подробно показаны все аспекты занесения информации и получения отчетности.

Я специально не усложнял модель дополнительными формулами и макросами. Это имеет смысл делать тогда, когда процесс учета в простой модели становится трудоемким.

Пара слов о детальности учитываемой информации. Данные можно заносить каждый день, а можно раз в месяц - все зависит от ваших задач. Если вы хотите видеть каждую свою операцию с точностью до копейки, то данные лучше заносить каждый день на основании сохраненных чеков и по памяти. Также стоит поступать, если вы только начинаете вести учет. Попробуйте начать заносить информацию каждый день. Через пару недель можно будет определить, как часто вам необходимо это делать, чтобы не забыть важные операции. Основной залог легкости и точности учета – это регулярность занесения данных.

По прошествии месяца ведения учета, вы определите для себя порог «материальности». Если суммы за месяц по статье расходов меньше, чем данный порог, то их подробное занесение не имеет смысла. Такие операции стоит заносить совокупно. Например, если вы за месяц купили 20 ежедневных газет по 15 рублей штука, лучше записать «Покупка газет» - 300 рублей, а не заносить в таблицу каждую покупку газеты отдельно.

Сохраняйте выписки из банкомата, чеки из супермаркетов, ресторанов, АЗС и прочие финансовые документы. На основании них гораздо проще заносить информацию, чем по памяти, особенно, если операции вы заносите не каждый день. Для развития памяти я предлагаю следующий вариант: вначале вы заносите по памяти все операции, потом лишь сверяетесь с чеками.

В данной модели используется метод двойной записи. К примеру, если был расход, то обязательно надо занести, из какого источника он был совершен, например, на поход в кино были потрачены карманные деньги. Одна операция будет состоять из двух записей – первая запись с плюсом о том, что совершен расход по статье Развлечения, вторая запись с минусом о том, что потрачены карманные деньги. Метод двойной записи проверен веками и позволяет избежать ряда ошибок в учете, а также сделать его понятным и стройным.

Итак, к делу.

Для того чтобы вам начать вести учет, необходимо выполнить ряд действий:

• Настроить счета учета.

• Ввести начальные остатки на дату начала ведения учета.

• Настроить отчетность.

Проще всего это сделать, взяв приложенный пример и доработать его под себя. Пример уже содержит в себе лист со счетами учета, таблицу для ввода операций и настроенный отчет. Вам лишь необходимо переименовать в соответствии с вашим списком статей расходов и доходов счета учета, ввести свои начальные остатки и операции.

На листе «Счета учета» настраивается список счетов учета, в разрезе которых будет вестись учет и выполняться анализ. Подход к детализации счетов учета должен быть осмысленным. Это зависит от того, на сколько детальными вы хотите видеть данные.

Например, счета учета денежных средств можно детализировать по местоположению денег - выделить наличные, которые носите с собой, отдельный счет завести на «заначку» дома, завести счета на каждый расчетный счет в банке и электронном кошельке.

Счета учета имущества желательно детализировать по объектам имущества, например, выделить отдельно квартиры, машины и прочее имущество, которое у вас есть.

По операциям кредиторов и дебиторов имеет смысл выделить на отдельном счете каждое лицо. В таком случае в отчете будет видно, кто должен нам и кому должны мы.

Счета источников доходов желательно детализировать по каждому источнику. Например, выделить отдельно заработную плату, премию, командировочные, прочие источники доходов, например, доход от сдачи в аренду квартиры. Если у вас есть доходы от бизнеса и инвестиций, их тоже лучше детализировать.

Счета расходов детализируются по видам расходов. Здесь необходимо определиться с уровнем детализации. Например, для учета расходов на питание, можно создать один счет учета «Еда», либо, если вам интересно видеть детализацию по видам еды, можно создать счета «Вода», «Мясо», «Овощи и фрукты», «Прочее». Аналогична ситуация по всем другим видам расходов, например, по развлечениям, где можно либо дифференцировать развлечения, либо учитывать их совокупно.

Вариант счетов учета приведен на Рис. 1.

Рис. 1. Список счетов учета.

При разработке своих счетов учета желательно придерживаться строгой кодировки. Следование данному правилу в дальнейшем облегчит анализ информации и сам учет. В частности, кодировка служит для выполнения следующих функций:

• Четкая классификация счетов.

• Правильная сортировка при построении отчетов.

• Правильная кодировка дает возможность использования функций автоматической фильтрации и группировки при построении отчетов.

Предлагаю следующий подход к созданию счетов:

1. Используемая кодировка: АЦЦЦЦ, где Ц – это цифры.

2. Первую цифру кода заполнять по правилам:

a) 1 – денежные средства;

b) 2 – ценные бумаги;

c) 3 – автомобили, квартиры и прочее имущество, если есть желание его отражать;

d) 4 – резервный (используется в случае необходимости большей детализации);

e) 5 – расчеты с дебиторами и кредиторами;

f) 7 – прибыль/ убыток;

g) 8 – доходы;

h) 9 – расходы.

3. Вторую, третью и четвертую цифру использовать для большей детализации. Например, денежные счета могут разбиваться по следующему принципу:

a) А1100 Наличные в кармане и дома;

b) А1210 Банковский счет Райффайзен Руб.;

c) А1220 Банковский счет Райффайзен USD;

d) А1310 Депозит Сбербанк Рубли.

4. Между кодами счетов желательно оставлять незадействованный диапазон, например, нумеруя через десять. На случай, если в дальнейшем потребуется большая детализация.

5. В поле «Наименование» вводится краткое наименование счета. Желательно придумывать осмысленное наименование, отражающее суть информации, которая будет учитываться на данном счете.

6. Поле «Наименование для отчета» заполняется автоматически.

Для получения отчетности используется механизм сводных отчетов MS Excel. В приложенном примере отчет уже настроен. Если вы его используете, то можно пропустить эту главу. К ней вы можете вернуться, если возникнет необходимость построить отчет с другими параметрами группы, например, для анализа доходов и расходов по проектам.

Для настройки отчета необходимо встать на свободную ячейку и выбрать пункт меню, отвечающий за настройку сводных отчетов (см. Рис. 2, Рис. 3).

Рис. 2. Настройка сводного отчета, шаг 1.
 

Рис. 3. Настройка сводного отчета, шаг 2.

Далее указывается таблица, на основе которой будет строиться отчет. Для этого необходимо выбрать лист «Таблица операций», на котором указать диапазон, содержащий всю таблицу с данными (см. Рис. 4) и закончить первую часть настройки (см. Рис. 5).

Рис. 4. Настройка сводного отчета, шаг 3.
 

Рис. 5. Настройка сводного отчета, шаг 4.

Для настройки вида отчета необходимо «перетащить» поля, как показано на рисунке (см. Рис. 6).
 

Рис. 6. Настройка сводного отчета, шаг 5.

Последним действием необходимо указать, чтобы отчет показывал суммы в ячейках значений (см. Рис. 7).
 

Рис. 7. Настройка сводного отчета, шаг 6.

На этом настройка отчета завершена и можно переходить к занесению и анализу операций.

До начала ведения учета необходимо внести начальные остатки по счетам. Такие остатки могут быть по счетам активов – денежных средств, имущества, должников нам, так и по счетам пассивов – наших задолженностей. Итог по всем счетам остатков необходимо «сбалансировать» со счетом A7000 Капитал (см. Рис. 8).

При вводе начальных данных используются следующие правила:
 

• В поле «Дата» необходимо внести дату, предшествующую дате начала ведения учета. Например, если учет начинается с января 2009 года, то дату начальных остатков необходимо указать 31.12.2008.

• Номер операции указывается по порядку. Его можно заполнять автоматически, «протягивая» рамку на все ячейки.

• В поле «Счет учета» прописывается номер счета учета, по которому вносятся начальные остатки.

• «Описание» - заполняется произвольным текстом и служит для описания вводимой информации.

• «Сумма» - заполняется сумма начального остатка по счету. Если это актив, то вводится положительная сумма, если пассив, то отрицательная.

• «Месяц» - указывается номер месяца, предшествующий началу учета. Если учет начинается с января, то необходимо указать «-1».

• «Наименование счета» - заполняется автоматически.

Рис. 8. Ввод начальных остатков.

Если вы занесли одну строку, то последующие строки наиболее эффективно создавать методом копирования первой с исправлением счета учета и суммы.

Для учета операций используется система двойной записи, поэтому каждая операция вносится двумя строками.

Например, вы вносите расходы по еде за 10 дней в размере 10 т.р., при этом все было куплено за наличные денежные средства. В таком случае в первой строке необходимо отразить счет учета А1100 «Наличные в кармане и дома» на сумму -10000, т.к. денег из кармана убыло. Вторая строка будет по счету учета А9110 «Еда» на сумму 10000, отражается с плюсом, т.к. расход по этой статье увеличился. На Рис. 9 показано, как необходимо заносить эти данные.

В поле «Дата» указывается дата совершения операции. Поле «Номер операции» можно заполнять автоматически по всем операциям за месяц. Поля «Месяц» и «Наименование счета» заполняются автоматически. При этом используется информация, указанная в полях «Дата» и «Счет учета» соответственно.

Рис. 9. Ввод расходов по еде.

На Рис. 10 продемонстрировано отражение займа Васе Пупкину в размере 5 тысяч рублей, который он обещал вернуть до 15 февраля.
 

Рис. 10. Займ Васе Пупкину.

На Рис. 11 показано отражение зарплаты за январь – это наш доход и он отражается со знаком «минус».
 

Рис. 11. Отражение зарплаты.

Последним действием в месяце необходимо проставить номер операции. Это можно сделать автоматически, «протащив» рамку вниз, которая заполнит номера по порядку, как показано на Рис. 12.

Нумерация необходима для того, чтобы операцию можно было легко найти, используя расшифровочный отчет (см. ниже).
 

Рис. 12. Заполнение номеров операций.

На Рис. 13 показано ведение нескольких строк февраля. Обратите внимание, что колонка «Месяц» заполняется значением «2».
 

Рис. 13. Операции февраля.

Маленький совет: активно пользуйтесь функциями копирования, если подобная операция уже заносилась в прошлом, то ее легче скопировать, поменять описание и сумму.

Далее приведено использование отчета, настройка которого описана в гл. 3. Фактически отчет представляет собой пробный баланс, если говорить финансовыми терминами. Но нам не важно, как его назвать, важно, что от него можно получить.

Отчет находится на закладке «Отчетность».

Прежде чем начинать что-либо анализировать, необходимо обновить данные в отчете. Для обновления нужно встать курсором на таблице, нажать правой кнопкой мышки и выбрать пункт «Refresh Data» (см. Рис. 14).

Рис. 14. Обновление сводного отчета.

Обновлять отчет перед анализом необходимо в том случае, если вы вносили новые операции в таблицу операций после последнего обновления.

После обновления необходимо отсортировать счета учета в порядке возрастания (см. Рис. 15).
 

Рис. 15. Сортировка счетов учета.

Теперь о сути отчета.

Как видно на Рис.16, каждая строка отчета представляет помесячную разбивку оборотов по данному счету учета. Месяц «-1» в нашем примере обозначает период ввода начальных остатков. Столбец «Grand Total» показывает итоговый оборот по счету.
 

Рис. 16. Состав сводного отчета

Рассмотрим примеры информации, которую можно получить из данного отчета:

• Остаток денежных средств на текущий момент. Для этого можно посмотреть итог в графе «Grand Total» напротив интересующих счетов. Например, остаток наличных в кармане и дома на момент последнего занесения данных составляет 8000 рублей.

• Задолженность контрагентам. Положительный остаток по счету обозначает, что контрагент должен нам, отрицательный – мы должны контрагенту. Например, по счету учета А5010 «Пупкин Василий» видно, что Вася нам должен 11000 рублей.

• Доходы в разрезе статей доходов. Доходы, как и расходы, интересно анализировать как помесячно, так и в целом накопительными итогами. В каждом столбце итог по доходам выводится за соответствующий месяц. Например, зарплата в январе составляла 100000 рублей. Учтите, что доходы показываются со знаком минус. Совокупный итог виден в столбце «Grand Total».

• Расходы в разрезе статей расходов. Аналогично доходам. Расходы показываются со знаком плюс.

Учтите, что общий итог по всем счетам учета (активов, пассивов, доходов и расходов) по каждому месяцу должен равняться нулю. Это обозначает, что все операции балансируют. Соответственно, следите за строкой «Grand Total», где общий итог и итог по каждому месяцу должен быть равен нулю.

В процессе учета у вас может возникнуть вопрос: из чего состоит тот или иной доход, расход, остаток денежных средств. Используя данную модель, на этот вопрос легко получить ответ - каждую ячейку отчета можно расшифровать. Если кликнуть мышкой по строке, то сформируется дополнительный лист Excel, содержащий расшифровку ячейки.

Например, нас интересует, из чего сложилась задолженность Пупкина Василия перед нами. Для этого необходимо кликнуть на ячейку «Grand Total» по строке А5010 «Пупкин Василий». На Рис. 17 показан вид расшифровочного отчета.

Рис. 17. Расшифровка ячейки сводного отчета.

Учет финансов принято вести на ежегодной основе, используя такое понятие, как финансовый год. Ваш финансовый год может начинаться с любого месяца, но им же и заканчиваться. В нашем примере финансовый год начинается с 1 января. По истечении финансового года необходимо его закрыть и сформировать финансовый результат.

Естественно, это не означает, что анализировать информацию по расходам и доходам мы можем только раз в год. Анализ информации необходимо выполнять как минимум раз в месяц, а можно и чаще, после каждого занесения расходов. Ведь может получиться так, что прошла половина месяца, а фактические расходы уже превышают запланированные на месяц. Такие ситуации вполне возможны, особенно на первых порах ведения учета.

Под закрытием года понимается обнуление счетов учета доходов и расходов и отражение итогового результата на счете отражения финансового результата. Данный счет является индикатором благосостояния.

В нашем примере счетом учета финансового результата является счет А7000 «Капитал». Этот счет является явным индикатором того, растет ваше благосостояние, или уменьшается. Отрицательный итог по данному счету обозначает, что ваше благосостояние находится в положительной области, у вас есть активы (деньги, прочее имущество) и в сумме они превышают ваши пассивы (обычно долги). Если на счете отражен положительный остаток, то финансовые дела у вас обстоят не лучшим образом и вы живете в долг.

Также очень интересен не только остаток на данном счете, но и динамика его изменения. Если с каждым годом отрицательный остаток на счете увеличивается, то ваше благосостояние растет. Уменьшение отрицательного остатка или увеличение положительного свидетельствует о том, что ваше благосостояние падает.

Посчитать его годовое изменение очень просто. Необходимо лишь сложить все счета доходов и расходов. В MS Excel это можно сделать, «протянув» рамку в столбце «Grand Total» по всем счетам доходов и расходов. На Рис. 18 видно, что расходы больше доходов на 17300 рублей.

Рис. 18. Итог по всем доходам и расходам

Существует два способа закрыть год:

1. Внести операцию по закрытию каждого счета доходов и расходов в корреспонденции со счетом А7000 «Капитал».

2. Завести новый файл на следующий год, куда просто внести остатки и новый результат по счету А7000 «Капитал».

Вариант №2 мне видится предпочтительнее. В этом случае не разрастается файл, не надо производить полноценную процедуру закрытия, а исторические данные хранятся в отдельном месте.

При желании данная модель может быть усложнена. Вы можете вести учет переоценки имущества, учет расходов будущих периодов и прочее.

Я уже упоминал, что такая система получается достаточно гибкой. На ее базе без особого труда можно решать множество задач, включая:

• Учет доходов, расходов в разрезе проектов. Например, путешествий.

• Анализ и планирование денежных потоков. При грамотном планировании становится видно, в какой момент вам может не хватить денег на платежи, которые нельзя отложить, и заранее принять необходимые решения. Возможна и обратная ситуация, когда возникает избыток денежных средств, который можно инвестировать или потратить.

• Построение системы планирования доходов и расходов (с учетом результатов анализа денежных потоков).

• Независимый учет в двух валютах. Например, в рублях и долларах.

О том, как это сделать, читайте в следующих статьях.

Желаю финансового благополучия.